J’utilise le logiciel de comptabilité cloud tout-en-un Pennylane tous les jours, j’ai accumulé une grande pratique des différents modules que je souhaite partager ici sur le blog « Compta 21 » sous forme des petites astuces.
Au moment de sa publication chaque astuce sera aussi partagée sur les réseaux sociaux.
Si vous avez des questions n’hésitez pas à laisser vos commentaires.
Pourquoi demander une facture fournisseur ?
En tant qu’entreprise française vous devez impérativement veiller à recevoir des factures en bonne et due forme de vos fournisseurs. Et ça veut dire de TOUS vos fournisseurs ! Un éditeur de logiciel basé dans la Silicon Valley n’est pas exonéré de l’établissement des factures 😉 !
A quoi sert la facture ?
✍️ A justifier de la sortie de la somme que vous lui avez payée
✍️ A connaître l’adresse de la société avec laquelle vous êtes en relation juridiquement
(Est-ce bien « amazon France », « amazon Luxembourg » ou AWS cloud computing » ?)
✍️ A comprendre le traitement de TVA que la prestation/marchandise à subi
✍️ A faire valoir vos droits plus tard (garantie, maintenance)
et accessoirement aussi pour justifier la déductibilité de vos charges au moment d’un contrôle fiscal de votre comptabilité.
Comment je comptabilise les factures fournisseurs ?
Depuis toujours les factures qui arrivent dans les entreprises sont ensuite transmises au cabinet comptable. Nous allons les analyser et décider de l’écriture comptable qu’il faut faire pour renter la facture dans la compta. Si avant la facture a été sur papier entête du fournisseur, aujourd’hui les factures sont déjà majoritairement dématérialisées (pdf, jpg …).
Nos comptables doivent donc :
📜 d’abord afficher le fichier sur un écran, à l’aide d’un logiciel de lecture des fichiers
🔎 analyser la facture
⌨️ et procéder à la saisie de l’écriture dans un logiciel comptable sur un autre écran .
L’avantage avant, avec la facture sur papier, vous pouviez lire la facture posée sur votre bureau et manipuler le logiciel à l’écran en même temps.
Au cabinet Engler + associés, nous utilisons la solution Pennylane. Elle nous facilite grandement cette tâche de saisie comptable des factures électroniques de vos fournisseurs. Et cela bien avant l’arrivée généralisée de la FacturX.
Pennylane nous fait gagner beaucoup de temps 💪 !
C’est donc la raison qui nous amène à vous présenter ce petit astuce ici.
(Et j’imagine que le développement informatique derrière cette fonctionnalité n’a pas été si « petit » que ça. C’est probablement assez technique.)
La vue double page dans Pennylane
Dans Pennylane vous avez un module dédié à la saisie automatisée des factures fournisseurs. Ce module est alimenté de différents sources :
➡️ par des documents envoyé à une adresse mail dédiée
➡️ via l’application mobile
➡️ par simple téléchargement depuis l’ordinateur
➡️ et bien sûr via des API et différents connecteurs 💡
Tous les justificatifs sont alignés sur une liste et vous pouvez les visualiser et traiter dans l’ordre qui vous convient le mieux.
Personnellement j’aime bien trier mes justificatifs par les noms des fournisseurs.
Comme ça je traite les documents par « bloc de charge » :
* toutes les factures EdF,
* ensuite toutes les factures Orange
* etc.
🐍
Mon astuce ici :
Utiliser la touche « Vue double page »
Dés que vous ouvrez le premier document une petite fenêtre s’ouvre. A gauche vous avez la reproduction du document du fournisseur et à droite de votre écran vous trouvez un cadre. Dans la barre en haut de ce cadre vous avez les boutons suivants :
Vous cliquez sur « Vue double page » ce qui va ouvrir un nouvel onglet dans votre navigateur.
Vous avez alors :
➕ Un onglet avec les champs du logiciel pour décider de l’écriture comptable
➕ Un onglet avec la liseuse des justificatifs
(exactement ce que nous recherchons 😉)
Vous avez aussi un raccourci directement sur la page avec la listes des justificatifs :
Si vous ne voyez pas la colonne « Actions » il y a deux possibilités :
➕ La colonne est désactivée dans les paramètres de l’affichage
➕ Ou votre écran/fenêtre du navigateur n’est pas assez large pour afficher la dernière colonne.
(Vous avez un petit triangle à l’écran.)
Une fois la vue activée, vous pouvez maintenant détacher l’onglet et en faire une deuxième fenêtre indépendant.
Tout est bien pensé par le Product Owner de Pennylane, car les deux fenêtres restent synchronisés aujourd’hui. Vous pouvez valider la première facture et passer à la facture suivante. Le logiciel va alors actualiser la deuxième fenêtre également et afficher le justificatif qui va avec le nouveau document.
A mes débuts sur Pennylane cela n’a pas été encore le cas. J’ai suggéré à l’époque la synchronisation des deux fenêtres dans le forum des utilisateurs. Je ne prétend pas que c’est à partir de mon commentaire que ce changement à été décidé, mais c’est ultra pratique comme ça fonctionne aujourd’hui. Merci le/la PM 👍
Petite information supplémentaire
Pour ceux qui ont la chance d’utiliser plusieurs écrans physiques, branchés à leur ordinateur de bureau, peuvent maintenant glisser chaque fenêtre sur un écran diffèrent.
Pour résumer :
Cette astuce permet de :
- Bien réviser les justificatifs d’achat
- Comparer facilement les écritures comptables avec les documents de fournisseurs sans changer l’affichage à chaque pièce
C’est un gain de temps considérable sur nos dossiers.
Sans connaître réellement et pouvoir expliquer la technique derrière cette fonctionnalité, je suppose que c’est une belle réalisation informatique.
Vous voulez découvrir la solution tout-en-un : Pennylane
J’accompagne l’évolution des solutions dans le cloud depuis 2016. D’abord utilisateur de Quickbooks , je suis un utilisateurs de la première heure sur Pennylane. L’accès à la solution a été ouvert au public après une phase alpha sous forme de cabinet test. J’ai tout de suite souscrit un abonnement « cabinet ». On n’était même pas encore 3 000 utilisateurs à cette époque et aujourd’hui cette solution compte plus de 82 000 utilisateurs (en octobre 2023).
Pour moi, la solution « tout-en-un » qui a été inventé par Pennylane, mais qui est repris depuis par tous, est à ce jour (novembre 2023) la meilleure réponse aux défis de la digitalisation du métier des comptables. L’importance est sur le mot « aujourd’hui ». Je vous invite à lire mon article sur la comptabilité conversationnelle qui va, à mon ample avis, bientôt prendre des parts de marché significatives.
Mon cabinet ENGLER + associés propose l’accompagnement sur mesure pour tous les logiciels actuellement sur le marché. Prenez un premier rendez-vous sans engagement quelconque pour toutes questions sur le logiciel « tout-en-un » et/ou son fonctionnement ou contactez-nous !
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Stefan Engler
Expert-comptable depuis 30 ans, je suis spécialisé dans l’accompagnement des entrepreneurs & des freelances.