J’utilise le logiciel de comptabilité cloud tout-en-un Pennylane tous les jours, j’ai accumulé une grande pratique des différents modules que je souhaite partager ici sur le blog « Compta 21 » sous forme des petites astuces.
Au moment de sa publication chaque astuce sera aussi partagée sur les réseaux sociaux.
Si vous avez des questions n’hésitez pas à laisser vos commentaires.
Comment travaille en comptable expérimenté ?
Chez nous au cabinet on traite de nombreux dossier et nous sommes tous les jours sur notre logiciel de comptabilité cloud Pennylane pendant de nombreuses heures. Un environnement de saisie agréable, une ergonomie facile, la grande fiabilité du programme sont des éléments qui nous sont très cher.
✍️ Chaque jour à ces lots de tâches, parfois gratifiantes, parfois répétitives.
✍️ Chaque collaborateur à l’ambition de bien faire son travail et finir le plus rapidement possible.
Sans que cela devient une obsession, nous regardons quand même quelques Key Performance Indicateurs (KPI) du métier :
📈 Justificatifs/heure/collaborateur
📈 Transactions/dossier/mois
📈 Notifications/mois/dossier
Un « bon » comptable est conscient de l’impact qui aura le choix de sa méthode de travail. Il va se préoccuper de ses propres « workflows » et peaufiner tous le temps son organisation personnelle de ses tâches.
Donc il est important de réfléchir à sa manière de travailler 😉 !
La bonne manière d’organiser son travail
La saisie mensuelle d’un dossier comptable a pas mal de similitudes avec le travail en usine.
Il s’agit aussi d’un travail complexe qui peut être décomposé en plusieurs tâches élémentaires qui sont effectuées successivement et répétitivement. Chaque tâche a alors son importance et peut influencer sur l’efficacité du travail à accomplir. Afin d’assurer la « qualité » de la production (ici la saisie), le comptable doit respecter certains contrôles, ainsi que la cadence et le rythme de travail.
Si les différentes tâches en elle-même sont plutôt fixées pas le logiciel, l’enchaînement des tâches et laissé à la discrétion de chaque utilisateur. C’est avec des enchaînement astucieuse qu’un bon collaborateur sera « plus efficace » que ses collègues.
Les difficultés des développeurs web
Beaucoup de développeurs de logiciel « grandissement » dans un environnement web et e-commerce. C’est normale, car les vitrines de vente et e-shops sont la finalité première des sites Internet. On pousse alors très loin l’ergonomie des pages, mais sous un ongle de « stimulation de l’intérêt de l’utilisateur« . Une méthode éprouvée est le A/B Testing où on varie les couleurs, polices, textes autour d’un même fonctionnalité pour apprendre quelle combinaison génère le plus de clics.
Mais il faut se rendre à l’évidence que le comptable n’a pas cette liberté de « cliquer on ne pas cliquer 🎭 » comme dirait Shakespeare. Nous l’avons vu en haut. Il se trouve dans un environnement proche d’une usine et il doit sortir des écritures, veille que veille. Le résultat d’un A/B Testing ne serait jamais significatif. Peu importe la couleur du bouton il cliquera sur celui qui lui permets d’accomplir sa tâche.
Une fois qu’on a fait ce constat, une multitude de opportunités s’ouvrent aux développeurs. Si la couleur n’est pas déterminante, alors la durée de manipulation pour un résultat recherché est stratégique ! Comme nous sommes sur un métier à tâches répétitives, l’économie d’un clic (qui se fait en quelques millisecondes) sur une tâche se multiplie par le nombre d’exécutions de la même tâche.
Un visiteur d’un site de e-commerce fait un achat par semaine. Il économisera une milliseconde par semaine, mais un comptable saisie 300 à 400 justificatifs par jour. Il aura fait l’économie de 5 jours * 350 millisecondes TOUTES les semaines.
L’aménagement des flux est gagnant
Un comptable optimise continuellement l’aménagement de son flux de travail (work-flow). Il regroupe les fonctions qu’il doit effectuer à sa manière. Son aménagement doit rendre la succession de ses tâches plus fluide en diminuant:
➡️ Distances parcourus par la souris,
➡️ Changement de modules nécessaires
➡️ Temps d’attente (temps de calcul du logiciel).
Pour réussir cet aménagement, il faut qu’il tienne compte de la similitude entre les diverses opérations et le regroupement des justificatifs du même type. Il arrive à améliorer la productivité en exécutant les opérations semblables et en standardisant les opérations ayant des liens entre elles.
Un bon logiciel se préoccupe naturellement des work-flows intuitifs et des enchainement réussis de ses utilisateurs. Avec l’arrivé de l’intelligence artificielle il devient même possible que la machine se substitue à l’utilisateur pour certaines enchaînements de tâches très simples mais répétitives.
📢 La chasse aux clics est OUVERTE ! 🔫
🐍
Mon astuce ici :
Travailler avec les raccourcis clavier
Si vous observez vos mains en utilisant votre logiciel (probablement c’est en ce moment votre navigateur préféré sur votre smartphone ou votre ordinateur) vous allez constater qu’il est plus « lourd » de :
➖ taper un texte (lever la main, prendre la souris)
➖ cliquer un bouton
que de
➕ taper un texte
➕ utiliser une touche raccourci (pour activer le même bouton)
Les « super-raccourcis » de Pennylane
Pennylane a pensé aux utilisateurs qui aiment TOUT faire avec le clavier. Voici les raccourcis pour la saisie des factures fournisseurs :
C’est écrit « Equilibrer », mais à la vérité cela a pour effet d’actualiser le calcul du HT / TVA / TTC. Vous pouvez jouer avec la case depuis laquelle vous « lancez » le « F9 ». Sur la case « HT » le logiciel recalcule la TVA et le TTC. Mais sur la case TTC il recalcule le HT et la TVA.
De plus vous avez la touche universelle du votre navigateur pour rafraichir la page : « F5 ».
D’autres raccourcis sont moins évidentes et souvent contreproductifs comme le « R » (pour rechercher dans les écritures) ou le « T » (pour saisir un temps de travail du collaborateur) Ils se déclenchent de n’importe où à la simple utilisation de la lettre (sans autre touche). Il arrive que vous tapez un libellée et vous vous retrouvez sur la page de recherche parce que votre mot contient un « r ». Peu importe si vous tapez « grand R » ou « petit r ».
Astuce avec le « R » :
Faites attention de bien « activer » une case avant de saisir le libellé, alors la recherche ne se déclenche pas. Si vous visez mal, le clic tombe à côté et vous démarrez la saisie du mot quand même, le mal est fait. Vous avez la recherche qui s’ouvre.
Attention, à certains endroits il faut cliquer deux fois pour activer la case (comme par exemple le compte de charge) mais souvent on oublie ce « détail ». Et je tombe à chaque fois dans ce piège. Je clique une fois et je commence a taper le nom du compte. Quand il y a un « r » … coucou 🐥🐥🐥 je suis la page de Recherche !
Pour aller plus loin :
J’ai également écrit un article sur Comment raccourir la saisie des fournisseurs – mon astuce Pennylane 05
Mon hack personnel 💪 est la combinaison « Ctrl +Entrée » – pourquoi ?
Vous êtes sur une série de 50 factures fournisseurs dans le mode plein écran et vous avez fini une pièce. Pour « Valider » et passer à la pièce suivante je fais toujours « Ctrl +Entrée » et cela de n’importe quelle case. Peu importe si je viens de modifier le taux de TVA le libellé de pièce ou le compte du tiers, avec cette combinaison je passe toujours à la pièce suivante sans aucune autre manipulation.
(en UN clic de pièce en pièce, c’est exactement ce que nous recherchons 😉)
La combinaison est plus efficace que « Ctrl + S » qui valide aussi la facture mais ne bascule pas sur la pièce suivante.
Et n’UTILISEZ PAS la touche « Entrée » du bloc numérique 😉 !
(Je crois personnellement, que des codeurs n’utilisent que des claviers normaux.)
Pour résumer :
Cette astuce permet :
- De gagner réellement du temps sur la saisie des justificatifs
- Soulager vos poignées et votre épaule
- et améliorer votre poste de travail.
Et vous quels sont vos astuce dans l’utilisation de Pennylane ??
Je suis curieux de les connaitre. N’hésitez pas à laisser des commentaires !!
Vous voulez découvrir la solution tout-en-un : Pennylane
J’accompagne l’évolution des solutions dans le cloud depuis 2016. D’abord utilisateur de Quickbooks , je suis un utilisateurs de la première heure sur Pennylane. L’accès à la solution a été ouvert au public après une phase alpha sous forme de cabinet test. J’ai tout de suite souscrit un abonnement « cabinet ». On n’était même pas encore 3 000 utilisateurs à cette époque et aujourd’hui cette solution compte plus de 82 000 utilisateurs (en octobre 2023).
Pour moi, la solution « tout-en-un » qui a été inventé par Pennylane, mais qui est reprise depuis par tous, est à ce jour (novembre 2023) la meilleure réponse aux défis de la digitalisation du métier des comptables. L’importance est sur le mot « aujourd’hui ». Je vous invite à lire mon article sur la comptabilité conversationnelle qui va, à mon ample avis, bientôt prendre des parts de marché significatives.
Mon cabinet ENGLER + associés propose l’accompagnement sur mesure pour tous les logiciels actuellement sur le marché. Prenez un premier rendez-vous sans engagement quelconque pour toutes questions sur le logiciel « tout-en-un » et/ou son fonctionnement ou contactez-nous !
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Stefan Engler
Expert-comptable depuis 30 ans, je suis spécialisé dans l’accompagnement des entrepreneurs & des freelances.