Astuce Pennylane 08 : Le nouveau module de lettrage automatique

Cette semaine un nouveau module a été déployée sur les dossiers de notre cabinet. Comme les nouveautés sont toujours déployées successivement, il se peut que l’amélioration ne sera installée sur votre dossier que dans les prochains jours.

J’utilise le logiciel de comptabilité cloud tout-en-un Pennylane tous les jours, j’ai accumulé une certaine pratique des différents modules que je souhaite partager ici sur le blog « Compta 21 » sous forme des petites astuces.

Au moment de sa publication chaque astuce sera aussi partagée sur les réseaux sociaux. Si vous avez des questions n’hésitez pas à laisser vos commentaires.

Lettrage des comptes ça sert à quoi ?

Une comptabilité claire et lisible est une comptabilité bien « rangée » et le « rangement » se fait via un lettrage propre des comptes. Une opération économique (Achat d’un bien, Vente d’une prestation, remboursement d’un crédit …) est généralement une succession d’écritures comptables. Si on associe cette succession d’opérations à l’intérieur d’un compte, alors on rend le compte beaucoup plus visible.

Exemple :

Au début ce compte client est illisible. Notre client a reçu 3 factures et il a fait 3 paiements. Mais notre client nous doit encore 1 065 euros !

Si je dois le relancer je dois voir clairement la situation de son compte client.

✍️ Qu’est-ce que je vais lui écrire dans ma relance aimable ?
✍️ Quelle facture est encore impayée ?

On ne voit pas directement que la facture de 2 100 euros du 2 mars a été finalement payée en trois fois le même jour, le 6 mai. Mais la somme de 450+450+1200 = 2100. Du coup on voit aussi qu’il ne nous a pas payé les deux autres factures.

D’où vient ce terme « lettrage » ?

Le lettrage est matérialisé dans l’exemple ci-dessus par la lettre « A ». Toutes les opérations qui font partie de la même succession d’écritures comptables portent cette lettre, ce qui symbolise leur regroupement. Comme les regroupements portent des lettres on parle de « lettrage » – le terme est finalement très évident.

Petit détail sur Pennylane :

💡 Un lettrage symbolisé par une lettre majuscule est terminé (total débit = total crédit)
💡 Un lettrage symbolisé par une lettre minuscule est encore un cours
💡 Un lettrage symbolisé par une lettre et une flèche est à cheval sur deux exercices
(c’est une spécificité « Pennylane »)

En comptabilité on ne lettre pas sur deux exercices, mais on lettre avec le détail de l’écriture des « à nouveau ». Grace à l’informatique il est désormais possible de lettre « à l’infini », c’est à dire sans jamais s’arrêter aux limites des exercices comptables. Pennylane s’appuie pour cela sur la couche commerciale du logiciel (voir plus d’informations sur les couches dans mon astuce 06)

Est-ce qu’on peut lettrer TOUS les comptes ?

Est-ce que vous pensez à des comptes où un lettrage n’a pas de sens ? Par exemple le 512, la Banque. Ici les sommes ne forment pas une succession d’opérations. Les 1 200 euros du dernier virement dans notre exemple ci-dessus peuvent être utilisé pour plein de chose différentes. Il n’y a pas de causalité et donc pas de possibilité de lettrer cette somme avec quelques chose d’autre.

Au cabinet Engler + associés, nous pratiquent le lettrage systématiquement sur nos dossiers. Nous avons un mode opératoire interne bien huilé qu’utilisent nos comptables pour lettrer les comptes de nos clients. La nouvelle fonctionnalité du lettrage automatique tombe à pic. Elle va nous faire gagner beaucoup de temps 💪 !

Voici son fonctionnement :

Présélection des comptes qui nécessitent un lettrage

Il est chronophage de parcourir tous les comptes à la recherche des opérations encore à lettrer.

Mon conseil, utilisez le NOUVEAU bouton « Lettrage du compte » pour faire un premier tri.

Voici le résultat après sélection des « non lettrée » :

Tous les comptes soldés et lettrés sont écartés. On peut maintenant se concentrer sur les comptes qui ont besoin d’un lettrage. Vous sélectionnez le premier compte à lettrer sur la balance et la fenêtre avec le Grand Livre s’ouvre. Maintenant vous pouvez naviguer de compte en compte en cliquant avec la souris sur le prochain compte à lettrer dans la liste des comptes à gauche tout en restant sur le Grand livre.

Mon conseil, pour lettrer vous avez besoin simultanément des montants au débit et au crédit sur un même compte. Il n’est donc pas la peine de visionner des comptes dont un des deux colonnes est vide.

Se servir de l’assistance du robot !

Le lettrage automatique s’applique toujours sur le compte que vous visionnez à l’instant. Il est accessible sur la barre au dessus du Grand livre de ce compte.

Le robot de Pennylane propose 3 approches différents :

➕ Un lettrage par solde nul.
Ici les écritures successives dont le solde est nul seront automatiquement rapprochées.

Cette approche est très utile pour les abonnements mensuels comme celui des logiciels (par ex. Pennylane) ou les factures des opérateurs téléphoniques. Ce n’est pas grave si un solde de départ se trouve sur le compte qui empêche les solde à devenir réellement nul. Le robot identifie très bien les opérations à solde nul.

Si vous êtes d’accord avec la suggestion il suffit de cliquer sur la barre verte en bas.

Pour information : Cette approche st aussi la méthode par défaut qui est utilisé quand vous cliquez directement sur le bouton « Lettrer automatiquement« .

➕ Un lettrage par somme identique
Ici le robot cherche les lignes avec des montants identiques et propose un rapprochement automatique.

Cette approche fonctionne bien pour les factures de vente à des montant différents à chaque opération. Mais attention le robot travaille de façon chronologique. S’il trouve le même montant plusieurs fois il associe les premières occurrences du montant identique sans vérifier la cohérence.

Ici vous avez la facture et son paiement, mais aussi un « vieux » avoir qui aura la préférence du robot.

➕ Un lettrage par N° de pièce

Cette approche fonctionne bien pour les factures en devises où il y a toujours des petites différences de change.

Afin de matcher deux lignes de votre choix il suffit de modifier la valeur dans la colonne « n° de pièce » et y inscrire dans la transaction le n° de pièce de la facture à matcher. C’est facile, il suffit de double-cliquer sur la ligne et modifier le champs dans l’écriture qui s’affiche à droite.

(Dans la version démo que nous utilisons, le robot ne reconnait pas encore le « 007 ».)

Inconvénient : Pour profiter de cet automatisme il faut préparer les écritures en amont ou lors de leur saisie. Vous devez relever le n° de pièce de la facture et attribuer exactement ce n° aux transactions que vous souhaitez rapprocher avec cette facture.
(Non, ne dites pas que une fois le bon n° de pièce attribué, vous avez déjà largement mâché le travail au robot !).

Mon astuce ici :

Présélectionner les comptes à lettrer
et utiliser le lettrage automatique.

J’accompagne l’évolution des solutions dans le cloud depuis 2016. D’abord utilisateur de Quickbooks , je suis un utilisateurs de la première heure sur Pennylane. L’accès à la solution a été ouvert au public après une la phase alpha sous forme de cabinet test. J’ai tout de suite souscrit un abonnement « cabinet ». On n’était même pas encore 3 000 utilisateurs à cette époque et aujourd’hui cette solution compte plus de 82 000 utilisateurs (en octobre 2023).

Pour moi, la solution « tout-en-un » qui a été inventé par Pennylane, mais qui est repris depuis par tous, est à ce jour (octobre 2023) la meilleure réponse aux défis de la digitalisation du métier des comptables.

Mon cabinet ENGLER + associés propose l’accompagnement sur mesure pour tous les logiciels actuellement sur le marché. Prenez un premier rendez-vous sans engagement quelconque pour toutes questions sur le logiciel « tout-en-un » et/ou son fonctionnement, contactez-nous !

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