J’utilise le logiciel de comptabilité cloud tout-en-un Pennylane tous les jours, j’ai accumulé une certaine pratique des différents modules que je souhaite partager ici sur le blog « Compta 21 » sous forme des petites astuces.
Au moment de sa publication chaque astuce sera aussi partagée sur les réseaux sociaux. Si vous avez des questions n’hésitez pas à laisser vos commentaires.
Les « à nouveau » ça sert à quoi ?
Une comptabilité est une succession d’exercices comptables (souvent d’une durée de 12 mois).
✍️ A la fin de chaque exercice on établi les comptes annuels et on doit payer les impôts sur son bénéfice. Le premier jour de l’exercice suivant il faut commencer avec les valeurs du bilan (comptes de la classe 1 à 5) de l’exercice précèdent. Ces valeurs sont appelées par les comptables les « à nouveau » et on réalise la saisie de ces valeurs dans un journal à part.
✍️ Les comptes de classe 6 (charges) et 7 (produits) quant à eux représentent l’activité de la société sur un seul exercice. Cela explique la raison pour laquelle ils ne sont pas repris dans l’écriture d’ouverture d’exercice comptable. L’écart qui existe entre le total des comptes de classe 6 et 7 (le résultat de l’exercice) est repris au bilan, dans un compte adapté, lors de la saisie des « à nouveau ».
✍️ Vous ne pouvez donc pas réaliser une écriture qui touche à deux exercices différentes. La partie qui concerne l’exercice passé est remplacée par une valeur dans l’écriture « à nouveau ».
Au cabinet Engler + associés, nous intégrons régulièrement des nouveaux clients du cabinet. On commence souvent avec la reprise de l’exercice passé. Ensuite on clôture l’année sur Pennylane et on génère les « à nouveau ». Il faut penser à beaucoup de choses autour de la clôture !
Nous avons un mode opératoire interne bien huilé qu’utilisent nos comptables pour clôturer les dossiers de nos clients. Voici l’essentiel :
Les deux couches dans Pennylane !
Pour commencer,
lisez cette article (Générer les à-nouveaux) attentivement et vous aurez appris les bases. Mais ce n’est pas tout. Nous allons vous l’expliquer dans cette astuce:
Sur Pennylane vous avez deux vue:
👓 la vue « gestion »
🕶️ la vue « comptabilité »
Pour matérialiser les fonctionnalités de chaque vue les développeurs ont conçu deux « couches » dans le logiciel. On peut imaginer la couche « commerciale » qui fournit les fonctionnalités autours des factures, ainsi la couche « saisie » qui fournit les fonctionnalités pour les comptables.
Ces couches ont chacune leur propre logique. Tandis que la couche commercial est « open » à l’infini, la couche « saisie » est rythmée par des exercices et des clôtures comptables.
Avec Pennylane je fait bien la distinction !
Pour bien faire sur Pennylane, vous devez traiter :
➕ les écritures dans la couche « saisie » comme en comptabilité
(Vous êtes limité par la fin d’un exercice. Vous NE pouvez PAS lettrer la facture de décembre n-1 avec la transaction de janvier n)
➕ les justificatifs (pdf) dans la couche « commercial » librement
(Vous n’avez donc pas de limite dans le temps. Vous pouvez réconcilier la facture de décembre n-1 avec la transaction de janvier n)
Au début c’est un peu déroutant, mais on s’habitue vite.
Comment bien passer la fin de l’exercice ?
Dans l’utilisation au quotidien les deux couches ne se distinguent pas tellement. On passe d’un module à l’autre sans trop y prêter attention. Il faut dire ces modules font souvent aussi un mix d’actions dans les deux couches. De plus les développeurs ont masqué certains effets. Vous allez donc réconcilier allègrement sur deux exercices et le logiciel fait en sorte que la comptabilité est correctement rapprochée avec les « à nouveau » sans que l’utilisateur a besoin de s’en charger.
Une fois votre comptabilité est bien installée sur Pennylane, les « à nouveau » ne posent plus de problème. Mais la première année et en cas de reprise sur Pennylane d’un exercice en cours c’est autre chose !
Mon astuce ici :
Saisir quand même des factures sur n-1 dans la couche commerciale !
C’est ma façon personnelle de faire :
Quand nous reprenons un dossier d’un confrère nous allons importer son travail via l’historique comptable à l’aide de son FEC (Fichier des Ecritures comptables). Ce sont des fichiers normés pas le Code général des impôts * . Les données du FEC vont remplir la comptabilité de Pennylane, donc la couche « Saisie », mais ils ne vont pas renseigner la couche « commerciale ».
Il faut donc veiller à importer également les informations nécessaires pour bien démarrer sur la couche « commerciale ».
Bien sûr on ne peut pas ressaisir toutes les factures de « n-1 ». Donc on va se limiter aux justificatifs qui sont strictement nécessaire. Pour déterminer ces justificatifs nous nous servons au cabinet de la balance comptable du confrère au 31/12/n-1.
Toutes les factures ouvertes sont à rattraper !
Pour bien faire sur Pennylane, vous devez reconstituer dans la couche « commerciale » :
📄 les factures de vente – payées sur le nouvel exercice
(Comme vous trouvez les adresses sur les documents, cela permets en même temps de constituer votre portefeuille des clients.)
🛠️ les justificatifs (pdf) d’achat – encore à payer sur le nouvel exercice
(Il suffit de rassembler ces factures d’achat et de les envoyer par mail à la plateforme. L’OCR et Ringo vont faire le reste !)
* La petite histoire du FEC
L’idée du FEC a été créé suite à l’introduction de la norme SAF-T (Standard Audit File for Tax) par l’OCDE en 2005. C’est de ces recommandations qu’est né le FEC : un fichier numérique normé qui contient les informations de l’entreprise nécessaires au calcul des taxes par l’administration.
Depuis presque 10 ans déjà, l’ensemble des professionnels libéraux qui tiennent leur comptabilité via un système informatisé, doivent pouvoir produire un FEC en cas de contrôle fiscal. L’objectif de l’administration fiscale est d’harmoniser un fichier standard à partir duquel le contrôleur peut facilement effectuer ses traitements automatisés.
Pour information : Si vous avez engagé un expert-comptable pour votre activité, il doit être en mesure de vous remettre votre FEC. Cette obligation est inscrite dans la loi.
Pour résumer :
Cette astuce permet de :
- Bien démarrer de nouveau dossiers ou des dossiers reprises
- Limiter le travail de reprise manuel de certain justificatifs à l’essentiel
Ainsi vous allez rapidement monter en charge sur le dossier.
Une fois cette phase de saisie manuelle passée, vous pouvez passer à la saisie quotidienne automatisée qu’offre la plateforme. Pour la réconciliation des transactions qui concernent les documents de « n-1 » vous avez alors tous les éléments.
Vous voulez découvrir la solution tout-en-un : Pennylane
J’accompagne l’évolution des solutions dans le cloud depuis 2016. Pour moi la solution « tout-en-un » qui a été inventé par Pennylane, mais qui est repris depuis par tous, est à ce jour (octobre 2023) la meilleure réponse aux défis de la digitalisation du métier des comptables.
Mon cabinet ENGLER + associés propose l’accompagnement sur mesure pour tous les logiciels actuellement sur le marché. Prenez un premier rendez-vous sans engagement quelconque pour toutes questions sur le logiciel « tout-en-un » et/ou son fonctionnement, contactez-nous !
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Stefan Engler
Expert-comptable depuis 30 ans, je suis spécialisé dans l’accompagnement des entrepreneurs & des freelances.