J’utilise le logiciel de comptabilité cloud tout-en-un Pennylane tous les jours, j’ai accumulé une certaine pratique des différents modules que je souhaite partager ici sur le blog « Compta 21 » sous forme des petites astuces.
Au moment de sa publication chaque astuce sera aussi partagée sur les réseaux sociaux. Si vous avez des questions n’hésitez pas à laisser vos commentaires.
Gérer les tiers sur Pennylane, comment ça marche ?
Les modules Fournisseurs et Clients se trouvent dans la vue « gestion » du client et vous permettent de visualiser les tiers pour lesquels il y a au moins une écriture comptable. Vous pouvez voir et compléter les paramètres associés aux tiers. Ils vous permettent également de créer des nouveaux tiers, les supprimer, les fusionner, télécharger la liste des tiers…
✍️ Vous pouvez importer une liste de fournisseurs et de clients avec leurs paramètres associés.
✍️ Vous pouvez créer des tiers par saisie manuelle depuis le module de saisie des factures fournisseurs et clients.
✍️ L’enregistrement d’un taux de TVA et d’un compte de charges/produits par défaut peut également se faire depuis le module de saisie des factures fournisseurs/clients
Au cabinet Engler + associés, nous intégrons régulièrement des nouveaux clients du cabinet. Notre première séance de coaching porte généralement sur les balances auxiliaires et la saisie des tiers. Nous avons un mode opératoire interne bien huilé qu’utilisent nos comptables dans la phase de démarrage de nos dossiers clients. Voici l’essentiel :
Oubliez les conventions de n° de compte des tiers !
Pour commencer,
lisez cette article (Saisir des factures) attentivement et vous aurez appris les bases. Mais il y a notre « best practice » que nous allons vous expliquer dans cette astuce:
Historiquement chaque cabinet comptable à développé sa stratégie de nommer les tiers d’une façon très élégante pour optimiser sa saisie. Vous y trouvez différents philosophies qui sont souvent dicté par le logiciel de production qu’un cabinet à adopté.
Vous avez des comptes de tiers :
- qui commencent avec 401 / 411
- qui commencent avec F / C
- utilisent plutôt des n° de compte alphanumériques
- selon une numérotation bien prédéfinie
Dans tous les cas, la façon de structurer les tiers détermine la façon de saisir ensuite les factures dans un module de saisie, dites « au kilomètre ».
Avec Pennylane rien n’est comme avant !
Pour bien faire sur Pennylane, vous devez :
➕Oublier les n° de comptes des tiers
(Vous ne les verrez nulle part dans ce logiciel.)
➕La saisie se fait sur la couche « gestion commerciale » (dans la vue « gestion »)
➕Vous allez naviguer sur vos listes des tiers comme dans un annuaire
Vous pouvez créer les Fournisseurs ou Clients en cliquant simplement sur Nouveau fournisseur ou Nouveau client. Certes, vous pouvez choisir le numéro de compte auxiliaire utilisé, mais si vous le laissez vide, le prochain numéro disponible sera utilisé.
Vous pouvez librement disposer des comptes des tiers : les créer, fusionner ou les supprimer. Cliquez sur un tiers puis dans la fenêtre latérale droite, renseignez le nom du tiers avec lequel vous souhaitez fusionner. Lors de la fusion de deux tiers, vous pouvez sélectionner les paramètres à conserver. Enfin, cliquez sur Fusionner pour fusionner les deux tiers.
Comment les développeurs du logiciel ont réalisé une telle liberté de gestion des tiers ?
Avec la montée en puissance de nos logiciels, l’informatique est maintenant capable de gérer les créances clients et les dettes fournisseurs directement dans des comptes centralisateurs. Toutes les écritures se font directement sur le 401 000 000 et le 411 000 000. Ce sont des comptes qui accumulent des milliers des écritures par exercice.
Si pour un humain cela semble « insurmontable », le logiciel recherche à chaque requête de façon ad hoc et sans des grandes difficultés les données du tiers à interroger, pour les afficher sur une vue adaptée.
Comment raccourcir la saisie du fournisseur ?
Vous n’avez pas besoin de passer des heures à saisir « à froid » tous les tiers de votre entreprise avant de commencer à utiliser Pennylane. A chaque premier justificatif d’un tiers vous pouvez renseigner ses coordonnées. Ainsi vous allez constituer au fur et à mesure votre base de données des tiers dans la gestion commerciale.
Pour faciliter le travail du comptable sur votre dossier il faut bien veiller à renseigner le compte de charge et le code de TVA (voir aussi mon Astuce Pennylane 03).
Mon astuce ici :
On peut renseigner la fiche fournisseur sans l’appeler à l’écran !
C’est un petit « hack » personnel !
Pour cela je me sers d’un message qui s’affiche toujours pour un nouveau tiers. En fait le module compare les données du fournisseur renseignées à l’écran avec les données saisies sur le justificatif pour sécuriser la saisie. Votre fournisseur d’électricité « EdF » se comptabilise sur un 606 100. Si par mégarde un utilisateurs pas trop expérimenté se trompe du compte de charge, alors le logiciel va le lui indiquer par un message d’avertissement :
Vous pouvez confirmer le changement et le tiers lui-même mais aussi toutes les autres factures encore à traiter seront mis à jour avec le nouveau compte.
Bien sûr ça marche aussi pour un nouveau tiers. Dans ce cas alors les données du fournisseur sont encore vide et par votre confirmation vous avez renseigné l’ensemble des informations comptables du nouveau fournisseur sans jamais appeler la page du tiers proprement dit.
Pour résumer :
Cette astuce permet de :
- Saisir tous vos tiers sans jamais appeler la page avec les coordonnées du tiers
- Devenir rapidement opérationnel sur un nouveau dossier Pennylane
Petit bonus :
Vous connaissez maintenant mon petit « hack » personnel et vous avez lu que Pennylane va automatiquement mettre à jour toutes les factures encore à traiter.
Nos équipes sélectionnent soigneusement les premiers justificatifs (!) qui seront téléchargés sur un nouveau dossier. La règle est simple :
« On sélectionne UNE SEULE facture de chaque fournisseur. »
Ainsi vous allez rapidement monter en charge sur le dossier.
Une fois cette phase de pré-paramétrage passée, vous pouvez envoyer les autres justificatif sur la plateforme et « Ringo », le robot de Pennylane, prendra le relais et les traitera pour vous.
Vous voulez découvrir la solution tout-en-un : Pennylane
J’accompagne l’évolution des solutions dans le cloud depuis 2016. Pour moi la solution « tout-en-un » qui a été inventé par Pennylane, mais qui est repris depuis par tous, est à ce jour (octobre 2023) la meilleure réponse aux défis de la digitalisation du métier des comptables.
Mon cabinet ENGLER + associés propose l’accompagnement sur mesure pour tous les logiciels actuellement sur le marché. Prenez un premier rendez-vous sans engagement quelconque pour toutes questions sur le logiciel « tout-en-un » et/ou son fonctionnement, contactez-nous !
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Stefan Engler
Expert-comptable depuis 30 ans, je suis spécialisé dans l’accompagnement des entrepreneurs & des freelances.