J’utilise le logiciel de comptabilité cloud tout-en-un Pennylane tous les jours, j’ai accumulé une certaine pratique des différents modules que je souhaite partager ici sur le blog « Compta 21 » sous forme des petites astuces.
Au moment de sa publication chaque astuce sera aussi partagée sur les réseaux sociaux. Si vous avez des questions n’hésitez pas à laisser vos commentaires.
La reconnaissance des factures sur Pennylane, comment ça marche ?
Toutes les factures fournisseur et client importées sur Pennylane arrivent dans le module de saisie « Factures fournisseurs » et « Factures clients » dans les deux vues « comptabilité » et « gestion ». Il est possible de voir quand et par quel biais ont été ajoutées les factures grâce à la rubrique « Activité ».
✍️ Les factures en format pdf sont lues par un logiciel d’OCR qui en extrait les informations nécessaires.
✍️ Les factures au format Factur-X passent dans une liseuse XML. Elles sont facilement identifiables grâce à l’icône fx qui apparaît à l’écran et dans la colonne Source.
À ce stade, l’OCR ou la liseuse XML détecte les informations de la facture et prérempli les champs principaux (nom du fournisseur/client, montant TTC et HT, date de facture, date d’échéance, taux de TVA, montant TVA, compte de charges/produits…).
✍️ Si le nom du fournisseur a été détecté, le statut de la facture est « Pré-traitée« . Autrement le statut est « A traiter« . Cela a une incidence instantanée sur le résultat comptable
Au cabinet Engler + associés, nous analysons systématiquement toutes les factures qui arrivent sur les dossiers pour ajouter ou corriger les information manquantes ou incorrectes. Nous avons dû établir un petit mode d’emploi interne pour guider nos comptables dans ce travail de contrôle. Dorénavant cette astuce peut prendre le relais.
Les diligences pour valider la facture importée
Pour commencer,
lisez cette article (Comprendre le module de saisie des factures) attentivement et vous aurez appris les bases. Mais il y a des « choses » à savoir en plus que nous allons vous expliquer dans cette astuce:
Toujours visionner les factures !
Pour bien faire vous devez :
➕Commencer par valider (ou modifier) le fournisseur
(Souvent le choix du fournisseur va remplacer ou remplir automatiquement le compte de charge et le taux de TVA)
➕Repérer et comparer la date de la facture sur le visuel avec le champs rempli par PL,
(l’échéance doit toujours être postérieur à la date de la facture)
➕Valider le montant TTC (j’ai parfois des surprises … L’OCR ignore la virgule et le montant est multiplié fois 100!)
➕vérifier le code de TVA et (souvent) le corriger,
➕ajuster le libellé à votre convenance
➕ventiler les montant HT sur plusieurs comptes (optionnel)
La fonction du 6288
Que les comptables lisent très attentivement ce qui suit, car on ne l’apprend dans aucun manuel de compta !
« Ringo », le robot de Pennylane est programmé à reconnaître les factures et attribuer des comptes de charge ou de produit en fonction des règles qu’il trouve dans le système, mais si jamais sa recherche n’abouti pas, il utilise tout simplement le 6288(*). On l’écrit ainsi parce que sur Pennylane on n’a jamais des comptes qui se terminent par un « 0 »(zéro). LE 6288 est l’équivalent d’un compte imaginaire 628 800 qui n’est pas au plan comptable.
Il a la même vocation que le 471 000. En gros « Ringo » met le justificatif « en attente ».
Les effets secondaires du 6288
Il y a deux cas de figure :
- « Ringo » a identifié le fournisseur, alors le justificatif passe à l’état « Pré-traitée«
- « Ringo » n’arrive pas à extraire des informations essentielles (fournisseur, montants, dates etc.), alors le justificatif reste à l’état « à traiter«
Les justificatifs à l’état « à traiter » sont inoffensifs. Tant vous ne les corrigez pas, ils n’ont aucun impact sur la comptabilité.
Par contre les justificatifs identifiés correctement pas « Ringo » et à l’état « Pré-traitée » sont traduits par une écriture comptable. Si « Ringo » ne trouve pas de compte de charge pour un fournisseur il va automatiquement considérer le montant comme une charges diverse et attribuer le 6288.
Contrairement au 471 000 (qui est au bilan) les montants sur le 6288 sont remonté dans le compte de résultat instantanément !
Après chaque import de justificatif vous avez donc le risque de voir votre résultat instantané faussé par le robot.
Mon astuce ici :
Il faut TOUJOURS VIDER le 6288 !
Le fait de passer une facture en « Pré-traitée » déclenche l’écriture sans attendre la validation d’un comptable. Vous devez donc surveiller l’ensemble des factures (clients et fournisseurs) avant de considérer le résultat de l’exercice en cours affiché en haut de la balance générale.
Avec un peu d’expérience sur un dossier on se rends facilement compte du 6288 chargé. Quand vous sélectionnez un dossier, la première page que voit le comptable, est la balance générale. Si le résultat à été divisé par deux depuis la dernière visite il y a forte chance que « Ringo » a fait de l’excès de zèle 😆.
Alors commencez par visionner le 6288, souvent il est la cause de cette chute inattendue.
(*) Personnellement j’aurais favorisé le 658 000 « Charges diverses de gestion courante » au 6288.
Pour résumer :
Cette astuce permet de :
- Se faire une idée si le résultat comptable instantané est cohérent avec la situation comptable réelle de l’entreprise
- Vous aide à trouver rapidement une incohérence évidente
Vous voulez découvrir la solution tout-en-un : Pennylane
J’accompagne l’évolution des solutions dans le cloud depuis 2016. Pour moi la solution « tout-en-un » qui a été inventé par Pennylane, mais qui est repris depuis par tous, est à ce jour (septembre 2023) la meilleure réponse aux défis de la digitalisation du métier des comptables.
Mon cabinet ENGLER + associés propose l’accompagnement sur mesure pour tous les logiciels actuellement sur le marché. Prenez un premier rendez-vous sans engagement quelconque pour toutes questions sur le logiciel « tout-en-un » et/ou son fonctionnement, contactez-nous !
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Stefan Engler
Expert-comptable depuis 30 ans, je suis spécialisé dans l’accompagnement des entrepreneurs & des freelances.