J’utilise le logiciel de comptabilité cloud tout-en-un Pennylane tous les jours, j’ai accumulé une grande pratique des différents modules que je souhaite partager ici sur le blog « Compta 21 » sous forme des petites astuces.
Au moment de sa publication chaque astuce sera aussi partagée sur les réseaux sociaux.
Si vous avez des questions n’hésitez pas à laisser vos commentaires.
Pourquoi saisir ses temps ?
La saisie des temps dans vos projets est important pour un bon déroulé du projet. Elle permet, à vous et à votre équipe, de mesurer et calculer la performance, l’efficience ainsi que le coût (prix de revient) des projets auxquels vous participez.
Les relevés de temps sont, en plus, utiles à toutes les échelles : collaborateurs, chef de projet, chef d’équipe… Ils permettent d’avoir une vision globale sur les coûts du projet et de disposer d’un critère de décision important sur ceux-ci.
En comptabilité, la saisie des temps peut être une contrainte pour bon nombre d’entre nous car elle peut s’avérer fastidieuse. Si l’outil pour noter ses temps est compliqué il augmente encore le temps qu’on passe sur ses projets, ce qui influence sur votre rentabilité.
Au cabinet Engler + associés, nous utilisons la saisie des temps. C’est donc la raison qui nous amène à vous présenter ce petit astuce ici. Le logiciel Pennylane nous facilite la vie et nous libère de ce carcan en rendant la saisie de nos temps facile et rapide. Le module réunit pas mal d’ingrédients, en tous les cas les « indispensables », pour atteindre nos objectifs.⏱️
Les avantages d’un suivi de temps
Avec la saisie de temps directement dans l’outil de production comptable, l’information est partagée en temps réel entre :
🧑💻 le collaborateur qui renseigne son compte rendu d’activité (CRA) avec ses imputations sur les projets et activités
👨💻 le manageur qui peut contrôler le planning réalisé et les indicateurs de production
👩💻 les chefs de projets qui voient le suivi des tâches s’actualiser en continu
La facturation est aussi accélérée grâce à la collecte des temps pour disposer rapidement de données fiables et justifiées. Les différentes rapports intégrés à la solution vous aide dans l’analyse de l’activité afin de trouver des axes d’amélioration des résultats.
Quels sont les informations importantes pour la saisie ?
En fonction du type de vos missions vous avez besoin de plus ou moins de détails.
✍️ Des missions en régie (au temps passé) nécessitent la saisie de temps très détaillé tâche par tâche pour pouvoir restituer et facturer le juste prix de votre mission.
✍️ Pour des missions au forfait, la saisie de temps n’est d’utilité que pour connaître votre coût de revient et peut servir d’argumentaire pour renégocier les honoraires au cas où la mission devient plus compliquée ou plus chronophage.
Les éléments à saisir
Le logiciel Pennylane offre un grand détail dans la saisie des temps.
Pour chaque entrée vous pouvez enregistrer :
✍️ un Collaborateur
✍️ le Cabine,
✍️ l’option « facturable »
✍️ un client et son Nom ou cochez Temps à imputer au cabinet
(dans le cas d’une réunion interne)
✍️ la Mission
✍️ l’Activité
✍️ l’Exercice
✍️ un Libellé
✍️ la Date et
✍️ la Durée (à saisir au format hh:mm)
Les temps passés par vos collaborateurs sont la valeur ajoutée de votre activité, il est donc primordial de récolter les données, analyser les informations et chercher à optimiser ces temps !
🐍
Mon astuce ici :
Utiliser la touche « t » à tout instant
💡 Le raccourci « t » (à utiliser en dehors des champs de saisie de texte) vous permet d’ouvrir plus rapidement la fenêtre de saisie, et ce depuis n’importe quelle page.
Pour résumer :
Cette astuce permet de :
- Bien saisir ses temps de travail en flux continu
- Piloter facilement les activités du cabinet
D’avoir la solution directement intégrée dans notre outil de production est un gain de temps considérable au quotidien.
Vous voulez découvrir la solution tout-en-un : Pennylane
J’accompagne l’évolution des solutions dans le cloud depuis 2016. D’abord utilisateur de Quickbooks , je suis un utilisateurs de la première heure sur Pennylane. L’accès à la solution a été ouvert au public après une phase alpha sous forme de cabinet test. J’ai tout de suite souscrit un abonnement « cabinet ». On n’était même pas encore 3 000 utilisateurs à cette époque et aujourd’hui cette solution compte plus de 82 000 utilisateurs (en octobre 2023).
Pour moi, la solution « tout-en-un » qui a été inventé par Pennylane, mais qui est repris depuis par tous, est à ce jour (décembre 2023) la meilleure réponse aux défis de la digitalisation du métier des comptables. L’importance est sur le mot « aujourd’hui ». Je vous invite à lire mon article sur la comptabilité conversationnelle qui va, à mon ample avis, bientôt prendre des parts de marché significatives.
Mon cabinet ENGLER + associés propose l’accompagnement sur mesure pour tous les logiciels actuellement sur le marché. Prenez un premier rendez-vous sans engagement quelconque pour toutes questions sur le logiciel « tout-en-un » et/ou son fonctionnement ou contactez-nous !
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Stefan Engler
Expert-comptable depuis 30 ans, je suis spécialisé dans l’accompagnement des entrepreneurs & des freelances.