J’utilise le logiciel de comptabilité cloud tout-en-un Pennylane tous les jours, j’ai accumulé une certaine pratique des différents modules que je souhaite partager ici sur le blog « Compta 21 » sous forme des petites astuces.
Au moment de sa publication chaque astuce sera aussi partagée sur les réseaux sociaux et dan sle forum des utilisateurs. Si vous avez des questions n’hésitez pas à laisser vos commentaires.
Nouveau module
(mise en ligne fin novembre 2023)
Cet article est dédié aux nouveautés autour de la facturation dans la vue « gestion ».
Suite aux nombreux commentaires sur le forum des utilisateurs du logiciel ce nouveau module est arrivé ! Les développeurs ont fait un grand de travail de refonte complète – Bravo 👏👏👏. Mon ancien article « astuce 02 » ici sur mon blog est simplement périmé, tellement les améliorations sont significatifs.
La grande nouveauté sont les factures intermédiaires améliorées. Vous pouvez désormais facturer un projet en fonction de son avancement (par ex. : à 30 %, à 50 % et à 75%). Ces factures intermédiaires sont, dans leur fonctionnalité, différentes des acomptes, même si en langage courant on les appellerait aussi des factures d’acompte. Donc, je suppose pour des raison pédagogique, le logiciel différencie dorénavant les acomptes des factures intermédiaires.
Les acomptes sur Pennylane, comment ça marche ?
Le workflow est assez classique. Un prospect vous a sollicité pour une prestation. Vous lui avez envoyé un devis et, la bonne nouvelle, il accepte votre proposition !
Vous avez l’habitude de demander un acompte à la réception de la commande pour sécuriser votre travail.
Au cabinet Engler + associés, nos clients nous sollicitent souvent pour la mise en œuvre de la facture d’acompte dans le logiciel Pennylane. Nous avons dû établir un petit mode d’emploi (que nous mettons à jour maintenant). Dorénavant cette astuce peut prendre le relais.
Pour commencer,
lisez cette article (Créer une facture d’acompte, intermédiaire ou de solde) attentivement et vous aurez appris les bases. (Au moment de la publication de cet article de l’aide n’est pas encore mis à jour, mais ça ne va pas tarder.)
Toutes les étapes qui suivent maintenant se déclencheront à partir de votre devis accepté. Bon, il est vrai, techniquement vous pouvez aussi les faire à partir d’un devis encore « en attente ».
Pour bien faire vous devez veiller à :
➕Créer le devis,
➕Soumettre devis au client
➕Si le client accepte,
➕vous marquez le devis comme « accepté
Le point de départ est votre devis. Sans devis pas de possibilité de demander un acompte sur le logiciel. C’est logique. Comment calculer sur un totale de la commande si on ne connaît pas le devis !
Vous devez donc vous rendre dans le devis et créer les factures successive que vous souhaitez envoyer au client. Dans la barre en haut vous pouvez entre autres sélectionner le « facture d’acompte« .
ATTENTION :
Le montant à facturer peut s’exprimer de deux façons :
🧮 En pourcentage du total HT (sans TVA) du devis
🧮 En montant fixe, MAIS exprimé en TTC (donc, avec la TVA incluse)
La logique comptable derrière
Pour Pennylane un acompte est un montant qui sera versé par le client AVANT la réalisation du service ou la livraison de la marchandise. Comptablement vous n’avez donc pas encore le droit de constater une recette au Compte de résultat. C’est normal et le comptable utilise un compte de tiers 419 Avances reçues.
Voici l’écriture générée automatiquement par le logiciel :
Cela explique peut-être pourquoi le montant fixe est TTC, car l’écriture derrière porte bien le montant TTC sur le 419. La TVA sur l’acompte est d’ailleurs collecté à l’encaissement.
Les factures intermédiaires sur Pennylane, comment ça marche ?
Le début du workflow est identique à celui de l’acompte et assez classique. Un prospect vous a sollicité pour une prestation. Vous lui avez envoyé un devis et, la bonne nouvelle, il accepte votre proposition !
Les factures intermédiaires couvrent un autre cas, vous avez l’habitude de demander des paiements au cours de vos travaux pour couvrir financièrement l’avancement de votre travail.
Par exemple un plombier qui installe une salle de bain :
🛠️ Vous avez installé la baignoire qui représente 30 % de vos travaux, alors vous pouvez faire une facture intermédiaire de 30 % du montant total
🛠️ Vous avez installé le lavabo qui représente 20 % de vos travaux, alors vous pouvez faire une autre facture intermédiaire de 20 % du montant total (oui, cela équivaut à un cumul de 50 % du total)
🛠️ Vous avez installé le wc qui représente 40 % de vos travaux, alors vous pouvez faire une autre facture intermédiaire de 40 % du montant total (oui, cela équivaut à un cumul de 90 % du total)
🛠️ Vous avez finalisé vos travaux, alors vous pouvez faire une la facture de solde
ATTENTION :
Le montant de la facture intermédiaire est toujours exprimé par rapport au total du devis. C’est curieux, car on raisonne plutôt en % d’avancement, mais selon nos test c’est comme ça.
Aussi, une fois réalisée la première facture intermédiaire, cela bloque l’accès aux factures d’acompte. La sélection devient grisée. Vous allez comprendre pourquoi dans le prochain paragraphe où je vous explique la portée comptable de ces factures intermédiaires.
La logique comptable derrière
Pour Pennylane une factures intermédiaire est un montant qui sera versé par le client APRES la réalisation partielle du service ou de la livraison partielle de la marchandise. Comptablement vous avez donc droit de constater une recette au Compte de résultat. Maintenant le comptable utilise un comte de la classe 7, par ex. 706 Prestations 20 %.
Voici l’écriture générée automatiquement par le logiciel :
Cela explique pourquoi on n’a plus le droit de créer des acomptes. Les travaux ont été engagés et alors plus de raison de constater un acompte au bilan, mais bien la réalisation selon la méthode d’avancement.
Pour résumer :
Cette astuce permet de :
- De créer une facture d’acompte à partir d’un devis
- Facture vos travaux à l’avancement avec des factures intermédiaires
Vous voulez découvrir la solution tout-en-un : Pennylane
J’accompagne l’évolution des solutions dans le cloud depuis 2016. Pour moi la solution « tout-en-un » qui a été inventé par Pennylane, mais qui est repris depuis par tous, est à ce jour (novembre 2023) la meilleure réponse aux défis de la digitalisation du métier des comptables.
Mon cabinet ENGLER + associés propose l’accompagnement sur mesure pour tous les logiciels actuellement sur le marché. Prenez un premier rendez-vous sans engagement quelconque pour toutes questions sur le logiciel « tout-en-un » et/ou son fonctionnement, contactez-nous !
Partager sur les réseaux sociaux :
Stefan Engler
Expert-comptable depuis 30 ans, je suis spécialisé dans l’accompagnement des entrepreneurs & des freelances.