Structurer son activité

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Structurer son activité

Que vous ayez décidé de gérer votre comptabilité vous-même, via une solution cloud ou en faisant appel à un expert-comptable, maîtriser vos finances vous est essentiel pour connaître la rentabilité de votre entreprise. Voici nos conseils pour démarrer.

Les clefs pour démarrer

S’organiser : instaurer un moment « compta » dans sa semaine de travail

Travailler en freelance, c’est être libre de ses horaires et de ses missions. Mais pour assurer cette liberté, une bonne organisation est nécessaire. Comme vous êtes aussi le seul responsable de votre entreprise, il vous faut comptabiliser vos heures, établir vos factures, suivre vos paiements, déclarer vos revenus…tant de tâches administratives qui, une fois réalisées, vous apportent une vision plus claire sur votre rentabilité.

Pour réaliser l’ensemble de ces tâches, dédiez-y une après-midi par semaine : les vendredis après-midis compta, par exemple. Profitez de ce temps consacré pour :

• Noter vos activités de la semaine et le temps que vous avez passé à effectuer chaque tâche ou projet
• Faire un point sur la facturation : préparer vos factures, suivre celles déjà envoyées et relancer si nécessaire
• Regardez vos mouvements bancaires, vérifier les dépenses et les paiements effectués

Bravo, vous venez de faire votre compta ! L’objectif de la comptabilité est de retracer vos dépenses et revenus. La rigueur de votre saisie rendra la réalisation de votre bilan annuel plus facile ensuite.

Choisir ses outils pour gérer sa compta

Pour vous accompagner dans votre gestion comptable (et vous facilitez la tâche !), il existe plusieurs outils en ligne : ce sont les solutions de comptabilité cloud.

Avec leurs interfaces intuitives et conviviales, ces logiciels en ligne sont disponibles sur abonnement. Ce sont, par exemple :

Ces solutions en ligne vous permettent de :

• Suivre votre compta en temps réel depuis votre espace internet ou mobile. Le tableau de bord récapitulatif est intuitif pour une vision rapide et simplifiée de votre situation.
• Se relier à votre compte bancaire pour afficher l’état du solde en temps réel
• Émettre des factures et autres documents conformes à la réglementation
• Automatiser votre suivi et vos relances
• De bénéficier de partenariats avantageux avec des solutions de paiement (ex. Paypal…)
• Intégrer la gestion de stock de vos marchandises
• De sécuriser vos données mises en ligne

En cas de besoin, faire appel à un expert

Vous maîtrisez votre gestion comptable quotidienne mais vous avez besoin d’aller plus loin et faire votre bilan annuel par exemple ? Ou votre activité se développe si bien que vous n’avez plus le temps de vous consacrer quotidiennement à vos tâches administratives ? Il est temps de faire appel à un expert-comptable.

Les avantages ? Il assure votre comptabilité quotidienne et vous assure de ne manquer aucun délai. Il gère votre suivi de facturation et vos relances, le paiement de vos fournisseurs et vos déclarations (TVA, impôts…). Il réalise également votre bilan annuel et vous conseille dans l’optimisation de votre gestion. Il est également garant de son travail et tenu de vous dédommager en cas d’erreur ou d’oubli. Lors d’un contrôle fiscal de votre entreprise, c’est aussi lui qui se chargera de défendre vos intérêts devant le contrôleur des impôts.

Pour bien choisir votre expert-comptable, assurez-vous qu’il soit membre de l’Ordre des Experts-Comptables de sa région. Cette affiliation vous assure son respect de la déontologie professionnelle. Cela vous garantit aussi sa formation continue. De plus, vous aurez aussi accès par son cabinet à toute la documentation professionnelle, aux textes d’application des lois ainsi qu’à la jurisprudence. Il sera également en mesure de vous fournir une veille réglementaire et vous informer des changements de fiscalité vous concernant.

Établir ses missions

Afin de faciliter la présentation de vos services, nous vous conseillons de commencer par structurer votre offre de façon cohérente et stable. En fonction de vos compétences, vous pouvez en avoir plusieurs. Par exemple, un rédacteur web ne fait pas seulement écrire, il peut également proposer de la relecture, de la recherche d’informations, de la traduction, de la gestion de réseaux sociaux…Ainsi chaque service demande un travail différent et donc un tarif propre.

De plus, les solutions de comptabilité cloud vous encouragent à pré-remplir vos services. Ainsi quand vous préparez vos factures, vous n’avez qu’à cocher le ou les services que vous avez effectués pour le client.

Fixer ses tarifs

Maintenant que vous avez établi la liste de vos services, comment fixer vos tarifs ?

Pour fixer vos tarifs et négocier avec vos clients, ayez toujours votre rentabilité en tête. Car si vous travaillez c’est pour en vivre le mieux possible !

Note : vos clients vont rarement vous demander un tarif horaire et plus souvent vous demander un montant total pour exécuter une mission. Comment faire ?

• Vous évaluez le temps de travail nécessaire pour accomplir cette mission.
• Vous ajoutez une marge de 10%, c’est votre temps administratif.
• Si le client vous donne un tarif : vous le divisez par le nombre d’heures de travail estimé ;
  Si le client vous demande un tarif : vous multipliez votre nombre d’heures de travail estimé par votre tarif horaire.

Votre résultat vous permettra d’accepter ou de refuser la mission.

Conseil : ayez toujours vos tarifs en tête, ou sur un document rapidement accessible. Ainsi, quand un client vous appelle et vous demande ce que vous pouvez faire pour lui, vous avez les idées claires sur les missions possibles et leurs prix.

Gérer sa facturation

Avant la mission : faire une lettre de mission ou un devis

Au début de son activité freelance et pour vous lancer sur le marché, il est souvent conseillé de « prendre toutes les missions ». Cependant, gardez toujours votre rentabilité en tête et ne vous laissez pas impressionner par un client qui voudrait que vous fassiez le travail plus vite ou moins cher. Ayez votre tarif minimum en tête et n’hésitez pas à refuser une mission si elle n’est pas rentable ! Ensuite, avec l’expérience, vous arriverez à distinguer les clients ordonnés qui vous paient rapidement, les clients téméraires ou les clients qui sont susceptibles de revenir…

Faire une lettre de mission

Une fois que vous vous êtes mis d’accord avec votre client sur la nature de votre mission, nous vous conseillons de rédiger une lettre de mission. Ce document récapitulera le travail demandé, les échéances et le délai fixé ainsi que le tarif décidé. Vous adressez ensuite votre lettre de mission à votre client par mail et lui demanderez de matérialiser son accord par sa signature avec tampon.

L’avantage ? Cette démarche vous protège en cas de litige une fois la mission terminée. Par exemple, si votre client n’est pas satisfait de vos services vous pourrez lui soumettre la lettre de mission comme preuve du travail demandé.

Faire un devis

Sur la même idée que la lettre de mission, un devis vous garantit le délai de livraison, le tarif et les conditions de paiement de vos services.

L’avantage ? Ce document est idéal pour vos missions claires et définies, comme par exemple sur les plateformes de freelances.

De plus, le devis vous permet de garder une trace de vos négociations et du prix fixé. En cas de recouvrement, ils vous serviront de pièces justificatives.

Pendant la mission : demander des acomptes

En fonction de la nature et de la taille de la mission, mais surtout si vous devez avancer des frais, demander un ou plusieurs acomptes vous permet d’être payé au fur et à mesure de votre travail.

Pour défendre ce mode de fonctionnement auprès de vos clients, nous vous conseillons la méthode « 50/50 » : vous convenez d’un paiement en deux temps, un premier à la commande de votre mission et un second à la réception. Cette méthode a aussi l’avantage de tester l’engagement de votre client. S’il assure un premier paiement, vous pouvez avoir davantage confiance dans sa fiabilité.

Après la mission : faire une facture

Une fois la mission terminée, vous devez facturer votre travail. La facture atteste de la vente de votre service. Elle est essentielle pour votre comptabilité et vous sert de justificatif par la suite.

Pour faire une facture réglementaire, il faut faire attention à la TVA et aux mentions obligatoires.

Note : les solutions de comptabilité cloud facilitent l’émission de facture et incluent ces éléments pour vous.

Les mentions obligatoires

Pour que votre facture soit valide auprès des impôts, il faut qu’elle présente les mentions obligatoires suivantes :

Sur chaque page de la facture:

• Date d’émission de la facture et date de la vente ou de la prestation de service si différente
• Numérotation de la facture (numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Ex. Facture 2020-01, 2020-02, 2020-03…)
• Identité de l’acheteur :
  Nom ou dénomination sociale
  Adresse du siège social de l’entreprise ou domicile du particulier (sauf opposition de sa part)
• Identité du vendeur :
  Dénomination sociale de votre (micro)entreprise
  Numéro SIREN ou SIRET
  Adresse du siège social de votre (micro)entreprise avec mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et le montant du capital social
• Numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation
• Si vous facturez la TVA, votre numéro de TVA. Si vous ne facturez pas la TVA, apposez la mention « TVA non applicable – article 293 B du CGI »
• Numéro de TVA de votre client (entreprise), si celui-ci en est redevable (auto-liquidation)
• Numéro du bon de commande, si établi préalablement par l’acheteur

Sur chaque ligne de la facture :

• La désignation du produit (nature, marque, référence) ou de la prestation (matériaux fournis et main-d’œuvre)
• Le décompte détaillé de chaque prestation (quantité, taux horaire HT, remises ou majorations éventuelles) et produit fourni (quantité, prix unitaire HT, remises ou majorations éventuelles)
• Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer le taux correspondant sur chaque ligne (taux de TVA légalement applicable, montant de la TVA correspondant)

À la fin de la facture :

• Somme totale à payer HT
• Taux de TVA légalement applicable et son montant
• Somme totale à payer TTC
• Date à laquelle le règlement doit intervenir
• Le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture
• Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dû au créancier en cas de retard de paiement

Cas particulier : Si votre entreprise est en cours d’immatriculation, la facture doit être établie au nom du créateur et de la société avec la mention « SIRET en cours d’attribution », sous peine de rejet de la déduction de TVA.

La facture électronique

Depuis le 1^er janvier 2020, l’usage de la facture électronique (ou facture dématérialisée) est autorisée pour les entreprises privées :

• Les grandes entreprises
• Les PME
• Les TPE de moins de 10 salariés

Note : si vous travaillez avec l’État, des collectivités territoriales ou des établissements publics, vous avez toujours l’obligation de fournir des factures papier. La généralisation de l’utilisation de la facture électronique est prévue à partir du 1er janvier 2023 avec une entrée en vigueur au plus tard le 1er janvier 2025 (article 153 de la loi de finances pour 2020 n° 2019-1479 du 28 décembre 2019). Elle sera utilisée à des fins de contrôle sur la TVA par les Impôts, notamment.

Elle simplifie les rapports entre clients et fournisseurs. Pour garantir son authenticité, une bonne lisibilité et l’intégralité non modifiable de son contenu, il vous faut utiliser :

• soit la signature électronique d’un certificat électronique qualifié
• soit mettre en place un ou plusieurs contrôles établissant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services
• soit un message structuré selon une norme sécurisée (échange informatisé de données, format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, télécopie reçue en version électronique…)

De plus, une facture électronique doit correspondre à une facture-papier et comporter les mêmes mentions obligatoires.

Si vous avez déjà une activité et que vous souhaitez passer à la facture électronique, il vous faut avoir l’accord formalisé de vos acheteurs pour servir de preuve.

Note : Vous pouvez numériser vos factures papier pour les conserver ou les archiver pendant 6 ans, durée du délai fiscal. Toutefois, nous vous conseillons de garder vos documents pendant 10 ans pour les besoins éventuels d’un contrôle des immobilisations.

Suivre & relancer

Pour être sûr d’être payé, il vous faut assurer le recouvrement de vos créances. Si un délai de paiement est indiqué sur les factures (voir Mentions obligatoires), il vous faudra sûrement relancer vos clients pour obtenir vos revenus. N’hésitez pas à leur envoyer des e-mails de relance ou à les contacter directement par téléphone pour leur rappeler les délais. Les solutions de comptabilité cloud peuvent également vous aider en automatisant les envois d’e-mails de relance.

L’objectif ? Être payé, en premier lieu, mais aussi prouver votre rigueur et votre sérieux en assurant vos suivis et relances.

Modes de paiement

Pour assurer le paiement de vos produits ou services, nous vous conseillons de « faciliter la tâche » de vos clients au maximum. Si vous avez l’habitude d’échanger avec eux par e-mails, vous pouvez mettre en place une solution de paiement directement en ligne, par exemple.

Les solutions de comptabilité cloud peuvent aussi faciliter cette mise en place car elles disposent de partenariats avec des solutions de paiement en ligne (PayPal, Alipay, Apple Pay, Google Pay…).

Cas particulier : Si vous travaillez avec des particuliers et qu’ils vous payent en liquide, vous devez utiliser un logiciel ou système de caisse. (ex. iZettle)

Ouvrir un compte bancaire pro

D’après la loi, les sociétés sont obligées d’ouvrir un compte propre à l’exercice de leur activité et tous les flux de votre activité de freelance doivent passer par un compte spécifique, afin de ne pas mélanger vos recettes professionnelles et vos dépenses privées.

En fonction de votre statut, plusieurs situations :

• Pour les micro-entreprises et les EIRL : vous avez l’obligation d’ouvrir un compte séparé de votre compte courant privé et spécifiquement dédié à votre activité. À vous de choisir entre les banques conventionnelles et les banques en ligne (néobanque) !

Cas particulier : Pour ceux en professions libérales, vous n’êtes soumis à aucune obligation mais nous vous conseillons vivement de séparer vos revenus professionnels et privés pour vous éviter des erreurs fiscales et comptables.

• Pour les SARL, EURL, SAS… : vous devez ouvrir un compte professionnel au nom de la société (personne morale) pour y déposer votre capital social. Ce compte vous sera demandé lors de l’immatriculation de votre société.

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