Cela fait déjà quelques mois ou années que vous travaillez en freelance et votre entreprise grandit, bravo ! Mais si le nombre de missions augmentent, votre temps lui n’est pas extensible…Comment faire pour soutenir la charge de travail supplémentaire ?
Informations en vigueur à la date de rédaction de cette page : 27 juillet 2020
Deux approches :
1. Sur le court terme : sous-traiter
Idéale pour des besoins précis et ponctuels, la sous-traitance vous permet d’assurer vos rendus. Avec peu d’engagement et à moindre coût, vous pouvez monter une équipe rapidement. Dans cette partie, nous vous aidons à mettre en place la stratégie de sous-traitance qui correspond le mieux à vos besoins.
- À l’horizontale : déléguer à niveau de compétences égales
- À la verticale : séparer les tâches
- Mettre fin à un contrat de sous-traitance
2. Sur le long terme : embaucher
Vous avez des tâches récurrentes ? Que ce soit pour gérer votre administratif, votre comptabilité ou vos relations clients, vous pouvez faire le choix d’embaucher un salarié. Les avantages de cette solution ? Garantir la bonne gestion de votre entreprise sur le long terme et vous dégager du temps.
1. Sur le court terme : sous-traiter
Vous avez besoin d’aide pour gérer toutes les tâches d’une mission à temps ? Ou bien vous avez besoin de compétences supplémentaires pour répondre aux exigences de votre client ? Plusieurs situations peuvent vous amener à sous-traiter votre travail. En fonction de vos besoins, deux façons de partager le travail sont possibles.
À l’horizontale : déléguer à niveau de compétences égales
La sous-traitance horizontale consiste à faire appel à un(e) autre freelance qui dispose des mêmes compétences que vous, pour vous aider dans l’exécution de votre mission. Vous réalisez donc le même travail.
Pour que ce type de collaborations fonctionne, nous vous conseillons d’être attentif aux points suivants :
- Vous êtes le responsable du projet et en tant que tel vous devez assurer la qualité du rendu. Veillez à faire part de vos exigences à votre sous-traitant afin que le résultat soit homogène.
- Vous êtes le garant des délais convenus avec votre client initial. Ainsi, établissez un planning précis des rendus et veillez à ce que votre sous-traitant les respecte pour ne pas entraver la réputation de votre travail.
- Vous êtes financièrement responsable.
Conseil : Comme ce sous-traitant dispose des mêmes compétences que vous, gardez à l’esprit qu’il est aussi un concurrent potentiel. Pour vous protéger, prévoyez une clause de non concurrence dans votre contrat de prestation. Ainsi, votre sous-traitant s’engage à ne pas intervenir auprès de votre client en direct. Vous pouvez également demander à ce que vos méthodes de travail restent confidentielles. Et, afin de leur donner plus de poids, convenez de dommages et intérêts chiffrés en cas de non-respect de vos clauses.
À la verticale : séparer les tâches
La sous-traitance à la verticale consiste à faire appel à des freelances pour prendre des tâches complémentaires aux vôtres.
Votre coopération est restreinte à une ou plusieurs missions définies. À chaque fin de mission, le contrat de prestation se termine sans surcoût. Pour une nouvelle mission, vous devez refaire un contrat de prestation.
Pour faciliter la reconduite, vous pouvez convenir d’une convention cadre avec une grille des tarifs négociée. Mais assurez-vous de signer au minimum un bon de commande précisant l’intitulé exact à chaque nouvelle mission.
Conseils :
- Vous devez encadrer votre sous-traitant car c’est vous qui avez la vision globale sur la mission. Cela prend du temps, veillez à bien le prendre en compte dans votre planning et ajuster vos tarifs en conséquence. L’objectif reste que vous soyez rentable.
- Afin que le travail de votre sous-traitant vous soit bénéfique, établissez un planning précis de rendu. Ainsi, vous vous assurez d’avoir son travail au moment où vous en aurez besoin pour faire le vôtre.
Mettre fin à un contrat de sous-traitance
La collaboration avec un sous-traitant est encadrée par un contrat de prestation qui engage les deux parties.
Conseil : Afin que la sous-traitance soit rentable en temps et en coût, assurez-vous de retranscrire les exigences de votre client initial afin que votre sous-traitant rende un travail adéquat. En cas de divergence, vous devrez assurer la mise à niveau.
Pour rompre un contrat de sous-traitance de manière anticipée, il vous faut appliquer les clauses prévues à cet effet dans vos Conditions Générales.
Plusieurs situations types sont à envisager. Que faire si :
- L’une des parties est empêchée d’exécuter le contrat pour cause de force majeure (ex. congé maladie) ?
- Votre client modifie sa commande et que cette modification supprime la tâche dédiée au sous-traitant ?
- Votre sous-traitant n’honore pas son engagement ? S’il rend sa part du travail en retard ?
- Si votre client ne vous paye pas ?
- …
Pour chaque situation, nous vous conseillons de fixer les conséquences qui vous conviennent. Vous pouvez, par exemple, fixer des pénalités de retard en cas de non-rendu du travail.
2. Sur le long terme : embaucher
Une fois la décision d’embaucher prise, il vous faut recruter la « bonne personne » : celle qui aura les compétences pour accomplir les tâches déléguées et avec qui vous pensez pouvoir vous entendre sur le plan professionnel au quotidien. Pour officialiser votre embauche, vous convenez d’un contrat de travail. Ce document déterminera la nature de vos engagements respectifs.
Salariat : contrats & obligations
Plusieurs types de contrats de travail sont possibles :
- La convention de stage, quand vous embauchez un stagiaire. Ce type de contrat s’intègre dans son parcours d’étude. Attention, vous embauchez un étudiant encore en apprentissage ! Ce type de salariés demande de l’attention et de l’encadrement. La durée est à négocier avec le stagiaire et son école. Le montant du salaire est libre. Cependant, si la durée du stage est supérieure à deux mois consécutifs (ou à partir de la 309ème heure travaillée si discontinu), le salaire minimum obligatoire est de 3,90€/heure de présence effective.
- Le contrat d’alternance, quand vous embauchez un alternant. Ce type de contrat s’effectue en parallèle de sa formation. Le rythme de travail est décidé par son école. Attention, vous embauchez un étudiant en cours de formation ! Ce type de salariés n’est pas disponible tous les jours (car école) et demande de l’attention et de l’encadrement. La durée est celle de sa formation, soit entre un et deux ans. Le montant du salaire est libre, avec un minimum variant selon l’âge entre 55% et 80% du SMIC. Au-delà de 26 ans, le SMIC est imposé. Particularité : vous rémunérez votre alternant(e) pendant ses heures de présence à l’école.
- Le Contrat à Durée Indéterminée (CDI). Ce type de contrat s’inscrit dans la durée et représente un engagement pour vous, employeur, et votre futur employé. Pour l’établir, référez-vous à votre convention collective. En cas de rupture d’un CDI, il vous faudra invoquer « des motifs réels et sérieux ».
Note : Il existe également le Contrat à Durée Déterminée (CDD), mais il n’est pas idéal pour une première embauche. En effet, ce type de contrat répond au cas précis d’un remplacement (congé maladie ou maternité).
Vos obligations
Embaucher un salarié vous donne des responsabilités nouvelles. En tant qu’employeur, vous devez désormais vous assurer :
- Du respect de droit du travail et de l’application de la convention collective obligatoire de votre activité
- Du respect des horaires collectifs dans votre entreprise
- De l’établissement tous les mois d’un bulletin de paie
- De la sécurité de vos salariés
- Des actes de vos salariés
- …
Pour assurer ces obligations, l’aide d’un expert-comptable est appréciée. Pour soutenir votre croissance, Compta 21 vous accompagne dans cette étape.
Mettre fin à un contrat de travail
Si votre salarié ne répond plus à vos attentes et pour terminer le contrat qui vous lie, plusieurs éléments sont à prendre en compte. Le droit français vous impose plusieurs étapes pour que le licenciement soit valable :
- Convoquer votre salarié à un « entretien préalable au licenciement ».
Cet entretien est obligatoire peu importe le motif à l’origine de la procédure, de la gravité de la faute, de l’ancienneté du salarié ou de l’effectif de l’entreprise.
La convocation doit être présentée par écrit à votre salarié cinq jours ouvrables avant l’entretien, soit en main propre soit par lettre recommandée avec accusé de réception.
Note : si le licenciement a pour motif un événement ou un incident concret à caractère disciplinaire, vous disposez de deux mois maximum après avoir eu connaissance des faits reprochés pour entamer la procédure de licenciement et envoyer votre convocation.
La convocation doit contenir :
- L’objet de l’entretien, soit que vous envisagez un licenciement. Vous n’êtes pas tenu de préciser les motifs.
- La date, l’heure et le lieu de l’entretien, soit, dans la mesure du possible, sur le lieu de travail de votre salarié ou à votre siège social, pendant son temps de travail. Vous avez le droit de convoquer un salarié en arrêt de travail.
- Indiquer la possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix, soit faisant partie de l’entreprise soit externe.
Pendant « l’entretien préalable au licenciement », lui faire part de vos motifs et de vos intentions.
L’entretien est le moment pour vous de faire un point sur la situation, d’indiquer vos motifs à votre salarié et de lui faire part de la décision que vous envisagez. Il est important que votre décision ne semble pas définitive lors de cet entretien car, avant de vous décider officiellement pour un licenciement, vous devez recueillir ses explications.
- Après délai de réflexion lui faire part de votre décision
Le délai de réflexion est de deux jours ouvrables minimum avant que vous ne puissiez lui faire part de votre décision de procéder à un licenciement.
- Début de la période de préavis
Le coût de la rupture
Se séparer de ses salariés a un coût. En fonction de l’ancienneté de votre employé, il peut être important. Suivant votre convention collective, vous devez assurer les obligations suivantes en cas de licenciement, et cela indépendamment du motif :
- Assurer sa rémunération jusqu’à son dernier jour travaillé
- Verser une indemnité de licenciement en fonction de son ancienneté
- Solder ses droits aux congés payés non pris
Pour assurer un licenciement et minimiser son coût, vous devez remplir l’ensemble des obligations. En effet, si vous omettez une étape, votre salarié pourra se retourner contre vous et vous accuser de « vices de formes ». Ces poursuites sont longues et coûteuses.